Die im DMS/QMS-System enthaltene KI ist in der Lage, aus Bestellunterlagen, technischen Zeichnungen, Reklamationen usw. Metadaten zu extrahieren. Diese werden automatisiert in von der KI erstellte Formulare übertragen und in die webbrowserbasierte Benutzeroberfläche eingebettet, wo sie sich ähnlich wie in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeiten lassen. Die Metadaten können wiederum mit einer Geschäftslogik ergänzt und automatisiert etwa per Robotic Process Automation (RPA) abgearbeitet werden. Beispielsweise kann die KI die Zuteilung von Sachbearbeiterinnen und -bearbeitern übernehmen. Zudem lassen sich derartige Formulare mittels No-Code/Low-Code mit Prüf- und Freigabeprozessen etc. ergänzen und steuern.
Automatisiertes Erstellen von Anforderungskatalogen
Im Spezialmaschinenbau umfassen Ausschreibungen oft Hunderte technische Anforderungsmerkmale, die bisher manuell ins DMS oder in technische Datenbanken überführt werden mussten. Approve übernimmt diese Daten via KI und hinterlegt zusätzlich die Quelle für jedes Formularfeld (Metadatum). Die zu produzierende Unit wird im System angelegt und über KI mit einem generierten Formular ergänzt. Hier sind sämtliche im Ausschreibungsdokument gelistete Metadaten enthalten. In einem nächsten Schritt erstellt die KI daraus einen passgenauen Vorschlag für ein Angebot. Mitarbeitende müssen diesen Vorschlag nur noch validieren und gegebenenfalls ergänzen. Ändert sich in späteren Revisionen ein Wert, können von der KI Abhängigkeiten zu anderen Metadaten aufgezeigt werden. Das System erkennt Unterschiede zu vorhergegangenen Revisionen und macht sie für die Mitarbeitenden nachvollziehbar.
Automatisiertes Ausarbeiten von Fragenkatalogen
Prüfpläne, Lieferantenaudits und Anforderungslisten in Form etwa von Excel-Tabellen können im DMS/QMS-System mithilfe von künstlicher Intelligenz befüllt werden. Dazu werden die vorhandenen Daten und Dokumente in der Software als Wissensbasis herangezogen. Die KI extrahiert in der Excel-Tabelle enthaltene Fragen und überführt diese in einen Fragenkatalog in Approve. Für die Beantwortung der einzelnen Fragen ist es möglich, der KI zusätzliche Kontextdokumente zur Verfügung zu stellen. Dadurch erhöht sich der Detailgrad der Antworten. Einzelne Fragen lassen sich über Workflows an bestimmte Angestellte, beispielsweise zur inhaltlichen Prüfung, zuweisen. Soll der ausgearbeitete Fragenkatalog wieder an Dritte retourniert werden, kann er als Excel-Tabelle exportiert und übermittelt werden.
Das Qualitätsmanagement
wird künftig digital
